Wir, die Volkshochschule Aare-/Kiesental, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten von Teilnehmenden unserer Kurse erheben, verarbeiten und schützen.

 

1. Rechtliche Grundlage
Grundlage der nachfolgenden Datenschutzregeln der Volkshochschule Aare-/Kiesental (VHSAK) ist das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

 

2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist:
Genossenschaft Volkshochschule Aare-/Kiesental

Erlenauweg 17
3110 Münsingen
info@vhsak.ch

 

3. Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten von Kursteilnehmenden:

• Name und Vorname
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Staatsangehörigkeit/ Aufenthaltsbewilligung
• Informationen zu besuchten Kursen und Kursverlauf
• Zahlungsinformation

 

4. Datenspeicherung
Die VHSAK speichert nur die für den Geschäftsverkehr mit Kursteilnehmenden und Kursleitenden nötigen Daten.

 

5. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kursteilnehmenden ausschliesslich zu den
folgenden Zwecken:

• zur Anmeldung und Organisation von Kursen
• zur Abwicklung der Zahlungen
• zur Bereitstellung von Informationen zu Kursen und Veranstaltungen
• zur Durchführung von Umfragen und Evaluationen zur Verbesserung unserer Dienstleistungen
• zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich aus Art. 6
DSG.

 

6. Datenweitergabe an Dritte
Die von der VHSAK gespeicherten Personendaten werden hauptsächlich von den
Mitarbeitenden der VHSAK verwendet. Wir geben personenbezogene Daten von
Kursteilnehmenden nur weiter, wenn dies für die Abwicklung von Kursen oder zur Erfüllung
rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Empfänger von personenbezogenen Daten sind:

• Kursleiter:innen und andere Mitarbeiter:innen der Organisation, die für die
  Durchführung von Kursen zuständig sind. Dozierende erhalten für jeden von ihnen
  geleiteten Kurs eine Liste der Teilnehmenden und deren Kontaktdaten. Diese Daten
  sind ausschliesslich im Zusammenhang mit dem Kurs zu verwenden.
• Unser Treuhänder zur Abwicklung der Lohnzahlungen an die Kursleiter:innen und für
  Rückvergütungen von Kursgeld an unsere Kund:innen
• Zahlungsdienstleister und Banken zur Abwicklung von Zahlungen
• Für den Versand unserer Newsletter über das Content-Management-System
  Mailchimp, teilen wir mit diesem Anbieter die Namen und E-Mail Adressen aller
  Kund:innen, die unseren Newsletter abonniert haben
• Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

 

7. Datensicherheit
Wir treffen angemessene und regelmässige technische und organisatorische Massnahmen, um personenbezogene Daten von Kursteilnehmenden vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch, Verlust und anderen Risiken zu schützen.

 

8. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern personenbezogene Daten von Kursteilnehmenden nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist (in der Regel 10 Jahre).

 

9. Rechte der betroffenen Personen
Kursteilnehmende und Kursleitende können jederzeit ihre bei uns gespeicherten Daten einsehen, korrigieren lassen oder eine Löschung verlangen.

Kursteilnehmende haben auch das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn diese Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung der betroffenen personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor.

Die digitalen Daten von Kursteilnehmenden und Kursleitenden werden gelöscht, wenn mit der VHSAK seit mindestens 10 Jahren keine Geschäftsbeziehung mehr besteht.

 

10. Verarbeitung im Einklang mit der DSG
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kursteilnehmenden im Einklang mit den
Bestimmungen der schweizerischen Datenschutzgesetze, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit dem DSG erfolgt.

Wir stellen sicher, dass nur Mitarbeiter:innen und Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten haben, wenn dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Wir überprüfen und aktualisieren unsere Datenschutzerklärung regelmässig, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Wenn die Kursteilnehmenden Fragen oder Bedenken hinsichtlich unserer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben oder ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können sie uns jederzeit kontaktieren.

 

11. Auftragsverarbeiter
Wir arbeiten mit externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) zusammen, die Zugriff auf persönliche Daten haben. Dazu zählen der Anbieter unserer CRM- und Kursverwaltungssoftware und Webhoster, unser IT-Service Anbieter und unser Treuhänder für Lohnzahlungen und Rückvergütungen von Kursgeldern.

Persönliche Daten werden von unseren externen Dienstleistern ausschliesslich zum Zweck der Auftragserfüllung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt, um den Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

 

12. Zuständigkeiten
Für den Datenschutz gemäss Art. 5 lit. j DSG ist die Verwaltung der VHSAK verantwortlich. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte info@vhsak.ch.

 

13. Gültigkeit
Diese Erklärung tritt mit Veröffentlichung auf der Webseite der VHSAK in Kraft.

 

Münsingen, 15. August 2023